Quién trata tus datos y con qué alcance
En pilar-es creemos que la excelencia operacional empieza por manejar la información con orden y con respeto. Esta política explica de manera clara qué datos personales tratamos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cuáles son los derechos que tienen las personas sobre ellos. Está redactada conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que regulan la protección de datos personales y el derecho de habeas data.
Esta política se aplica a las personas que visitan nuestro sitio web, a quienes se registran y usan las microapps y a quienes se comunican con nosotros por cualquier canal. También explica nuestro papel frente a los datos de terceros que nuestros clientes registran dentro de la plataforma. Te recomendamos leerla junto con los términos y condiciones, que forman parte del mismo acuerdo.
pilar-es es la responsable del tratamiento de los datos personales de sus visitantes, de las personas que crean una cuenta y de los contactos comerciales. Eso significa que decidimos para qué y cómo se usan esos datos. Para cualquier consulta sobre esta política o sobre tus datos puedes escribirnos mediante el canal de atención que aparece en el sitio, en la opción de hablar con un asesor, donde atenderemos tus peticiones, consultas y reclamos.
La situación es distinta con la información que nuestros clientes cargan en las microapps sobre sus propios clientes, proveedores, trabajadores u otros terceros, como nombres de contacto, direcciones o historiales de pedidos. En ese caso, la empresa que usa pilar-es es la responsable del tratamiento y nosotros actuamos como encargados: procesamos esos datos por su cuenta, únicamente para prestar el servicio y siguiendo sus instrucciones. Si eres una persona cuyos datos fueron registrados por una empresa en pilar-es, lo más efectivo es dirigir tu solicitud primero a esa empresa; nosotros la apoyaremos para atenderla.
Esta política se aplica al tratamiento de datos realizado en el territorio colombiano o por personas, empresas y servicios vinculados con nuestra operación en Colombia, y a los datos de personas ubicadas en Colombia, sin perjuicio de que algunos proveedores tecnológicos procesen la información desde otros países, según se explica más adelante. Cuando una norma de protección de datos de otro país resulte aplicable a un titular, también la tendremos en cuenta en lo que corresponda, siempre respetando la regulación colombiana.
Qué datos recopilamos, para qué y con qué autorización
Recopilamos distintos tipos de información según cómo interactúas con nosotros. Cuando creas una cuenta o inicias la prueba gratuita, te pedimos datos de identificación y contacto, como el nombre de la empresa, tu nombre, tu cargo, tu correo electrónico y tu número de teléfono o de WhatsApp. Si contratas el servicio, tratamos además los datos necesarios para la facturación y el pago, como la razón social, el número de identificación tributaria, la dirección fiscal, el correo de facturación y los comprobantes de transferencia que subes a la plataforma. No almacenamos datos de tarjetas, porque los pagos se realizan por transferencia bancaria.
Mientras usas las microapps, se genera información de uso y técnica: la dirección IP, el tipo de dispositivo y de navegador, el sistema operativo, las fechas y horas de acceso, las páginas o funciones utilizadas y los registros de errores. Esta información nos ayuda a mantener la seguridad, a detectar fallas y a entender qué funciones aportan más valor. También conservamos las comunicaciones que sostenemos contigo, como las consultas de soporte y las respuestas del asistente del sitio.
Por último, está el contenido operativo que tú o tu empresa registran en las microapps, como existencias, pedidos, guías de despacho, inspecciones de calidad, tareas, fotografías e indicadores. Ese contenido puede incluir datos personales de terceros, y su tratamiento se explica en la sección dedicada a los datos de clientes. Te pedimos no cargar información que no sea necesaria para tu operación y evitar los datos sensibles.
Usamos los datos personales para prestar el servicio que solicitaste: crear y administrar tu cuenta, activar la prueba gratuita y las microapps contratadas, verificar tus pagos, emitir las facturas electrónicas, brindarte soporte y mantener la plataforma funcionando de forma segura. También los usamos para comunicarnos contigo sobre aspectos del servicio, como avisos de mantenimiento, cambios en los términos, recordatorios de pago o novedades que afecten tu cuenta.
Con base en tu autorización o en nuestro interés legítimo en mejorar el servicio, analizamos de forma agregada cómo se usan las microapps para corregir errores, priorizar mejoras y diseñar nuevas funciones. Si lo aceptas, podemos enviarte información comercial sobre nuevas microapps, contenidos sobre buenas prácticas de excelencia operacional o invitaciones a eventos, y puedes dejar de recibirla en cualquier momento con el enlace de baja o escribiéndonos. Finalmente, tratamos datos cuando es necesario para cumplir obligaciones legales, tributarias o contables, atender requerimientos de autoridades competentes y defender nuestros derechos en caso de controversias.
Tratamos tus datos personales con tu autorización previa, expresa e informada, que obtenemos cuando te registras, aceptas estos documentos o nos entregas tus datos por cualquiera de nuestros canales. En los casos en que la ley lo permite, también tratamos datos sin necesidad de autorización, por ejemplo cuando es indispensable para ejecutar el contrato contigo, para cumplir una obligación legal o por orden de una autoridad. Puedes revocar tu autorización cuando quieras, salvo que exista un deber legal o contractual que nos obligue a seguir tratando los datos, en cuyo caso te explicaremos las razones.
Nos comprometemos a recopilar solamente los datos necesarios para las finalidades descritas y a usarlos de manera compatible con ellas. Si en el futuro necesitamos usarlos con un propósito distinto, te lo informaremos y, cuando corresponda, pediremos una nueva autorización.
Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los que revelan origen racial o étnico, convicciones políticas o religiosas, la pertenencia a sindicatos, datos de salud, datos biométricos o información sobre la vida sexual. pilar-es no solicita datos sensibles para prestar sus servicios y pide a sus clientes no registrarlos en la plataforma. Algunas microapps, como las de seguridad y salud en el trabajo, pueden recibir reportes de incidentes; en esos casos el cliente debe limitarse a la información estrictamente necesaria. Si se llegaran a tratar datos sensibles, la persona titular tendrá derecho a no autorizar su tratamiento y se aplicarán medidas reforzadas de reserva.
Nuestros servicios están dirigidos a empresas y a personas mayores de edad. No recopilamos de manera deliberada datos de niños, niñas y adolescentes. Si descubrimos que se registraron sin la autorización de sus representantes legales, los eliminaremos, y si crees que esto ocurrió puedes avisarnos para actuar de inmediato.
Cuando una empresa usa pilar-es para gestionar su operación, registra información de personas con las que se relaciona, como contactos de clientes y proveedores, conductores, operarios o personas que firman una recepción. Frente a esos datos, la empresa es la responsable y debe contar con la autorización de los titulares o con otra base legal, informarles sobre el tratamiento y atender sus solicitudes. pilar-es los trata como encargado: los aloja, los procesa y los protege con las medidas descritas en esta política, y no los usa para sus propios fines comerciales ni los vende o comparte con terceros ajenos a la prestación del servicio.
Si una empresa necesita un acuerdo de transmisión de datos personales por escrito, puede solicitarlo y lo formalizaremos. Cuando recibamos directamente de un titular una solicitud sobre datos que una empresa cliente registró, se la trasladaremos a esa empresa dentro de un plazo razonable, salvo que la ley nos obligue a atenderla directamente.
Todo tratamiento que realizamos se rige por los principios que establece la ley colombiana: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica esto significa que solo tratamos datos para fines legítimos que te informamos, no los obtenemos por medios engañosos, procuramos que sean exactos y estén actualizados, te damos la posibilidad de conocerlos en cualquier momento, limitamos quién puede acceder a ellos y los protegemos incluso después de terminada la relación. Si encuentras que algún dato que tenemos sobre ti es inexacto, puedes pedirnos que lo corrijamos y lo haremos sin demoras injustificadas.
Inteligencia artificial y cookies
Algunas microapps incluyen un asistente de inteligencia artificial que interpreta textos que tú escribes o pegas, como un mensaje de un cliente o una nota de reunión, para proponer un registro que luego confirmas. Para ello, el contenido que envías al asistente se procesa mediante servicios de modelos de lenguaje operados por proveedores tecnológicos con los que tenemos acuerdos de confidencialidad y seguridad. Procuramos enviar únicamente el texto necesario para la tarea y configuramos esos servicios para que no usen tu contenido para entrenar modelos de uso general.
El asistente nunca guarda información sin tu confirmación, y las microapps que no usan inteligencia artificial no envían sus datos a estos servicios. Te recomendamos no incluir en los textos datos sensibles ni información personal innecesaria. Las decisiones sobre qué se registra siempre las toma una persona, no un proceso automatizado.
Nuestro sitio y la plataforma usan cookies y tecnologías parecidas, que son pequeños archivos que se guardan en tu dispositivo. Usamos cookies necesarias para que el inicio de sesión, la seguridad y las preferencias funcionen correctamente, y pueden usarse cookies de analítica para medir de forma agregada cómo se navega el sitio y mejorar la experiencia. Puedes configurar tu navegador para bloquear o eliminar las cookies, pero algunas funciones podrían dejar de operar de forma adecuada. Las cookies que no son estrictamente necesarias solo se utilizarán si has dado tu consentimiento cuando la normativa lo exija.
Con quién compartimos los datos y adónde viajan
No vendemos ni alquilamos datos personales. Los compartimos únicamente cuando es necesario para prestar el servicio o cuando la ley lo exige. Para operar la plataforma trabajamos con proveedores que actúan como encargados y tratan datos por nuestra cuenta: servicios de alojamiento y almacenamiento en la nube, copias de seguridad, envío de correos electrónicos, herramientas de soporte al cliente, analítica de uso, servicios de inteligencia artificial y asesores contables y tributarios para la facturación. Cada uno de ellos está obligado contractualmente a proteger los datos y a usarlos solo para las tareas que le encargamos.
También podemos comunicar datos a autoridades judiciales, administrativas o fiscales cuando exista una orden o un requerimiento legal, y a terceros en el marco de una reorganización empresarial, como una fusión o venta del negocio, caso en el cual exigiremos que respeten esta política o te avisaremos de los cambios. Cuando uses funciones que abren WhatsApp, el correo u otras aplicaciones para enviar un mensaje, la comunicación se rige por las condiciones de esos servicios, sobre los que no tenemos control.
Algunos de nuestros proveedores tecnológicos tienen servidores o personal fuera de Colombia, por lo que los datos pueden ser transmitidos o transferidos a otros países. Antes de hacerlo, verificamos que el destino ofrezca niveles adecuados de protección según los estándares definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, o adoptamos las garantías contractuales y técnicas que permiten la ley, como cláusulas de protección de datos y compromisos de seguridad. Al aceptar esta política autorizas estas operaciones en los términos aquí descritos.
El sitio y las microapps pueden contener enlaces a páginas o servicios de terceros. Esta política no cubre esos sitios y no somos responsables por sus prácticas de privacidad. Te sugerimos leer las políticas de cada uno antes de entregar tus datos.
Antes de trabajar con un proveedor que vaya a tratar datos personales, evaluamos sus prácticas de seguridad, su reputación, el lugar donde procesa la información y su capacidad de cumplir las instrucciones que le damos. Firmamos con ellos acuerdos que los obligan a guardar reserva, a aplicar medidas de seguridad equivalentes a las nuestras, a avisarnos de cualquier incidente y a devolver o eliminar los datos cuando termine la relación. Revisamos periódicamente que esos compromisos se cumplan y, si un proveedor deja de ofrecer garantías suficientes, buscamos reemplazarlo.
Seguridad y conservación de la información
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración o destrucción. Entre ellas están la conexión cifrada mediante HTTPS, el aislamiento de la información de cada empresa para que solo vea la suya, el control de acceso basado en el mínimo privilegio, el registro de actividades relevantes, las copias de seguridad diarias y la revisión periódica de nuestros proveedores y de nuestros procedimientos. El personal que accede a los datos está sujeto a deberes de confidencialidad.
Ninguna medida de seguridad es infalible. Por eso te pedimos colaboración: usa contraseñas robustas y únicas, no compartas tus credenciales, cierra la sesión en dispositivos compartidos y avísanos de inmediato si sospechas que alguien accedió a tu cuenta. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo investigaremos, tomaremos medidas para contenerlo y corregirlo, y lo comunicaremos a los titulares y a la autoridad competente cuando la ley lo exija, incluido el reporte en el Registro Nacional de Bases de Datos o ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Conservamos los datos personales durante el tiempo que dure la relación contigo y mientras sea necesario para las finalidades descritas. Al cancelar la cuenta mantenemos la información por un periodo razonable, no inferior a treinta días, para que puedas exportarla o reactivar el servicio, y después la eliminamos o la anonimizamos de nuestros sistemas activos. Las copias de seguridad se eliminan según su ciclo de rotación. Algunos datos, como los soportes de facturación y los registros contables, se conservan durante los plazos que ordenan las normas tributarias y comerciales, y los de comunicaciones y soporte pueden guardarse el tiempo necesario para atender reclamaciones o defender nuestros derechos.
La protección de los datos hace parte del diseño de nuestras microapps desde el inicio: limitamos la información que se pide a lo estrictamente necesario, separamos los datos de cada empresa, restringimos el acceso interno a quienes lo necesitan para su trabajo y capacitamos a nuestro equipo sobre el manejo responsable de la información. Revisamos con regularidad los permisos, las configuraciones y los registros de actividad para detectar comportamientos inusuales, y corregimos de manera prioritaria las vulnerabilidades que identificamos. Esa disciplina es la misma que promovemos en nuestros clientes: procesos claros, medibles y en mejora permanente.
Tus derechos y cómo ejercerlos
Como titular de datos personales tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que tratamos sobre ti, incluidos los datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error. Puedes solicitar prueba de la autorización que nos diste, pedir que te informemos cómo hemos usado tus datos y revocar la autorización o pedir la supresión de la información cuando no se respeten los principios y garantías legales o cuando ya no sea necesaria para la finalidad con la que se recogió, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarla. También puedes acceder de forma gratuita a tus datos que hayan sido objeto de tratamiento y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
Si eres cliente, también puedes exportar tus datos desde la plataforma mientras tengas una cuenta activa. En el caso de datos que tu empresa haya registrado sobre terceros, recuerda que es tu empresa quien debe responder a las solicitudes de esos titulares, y pilar-es te apoyará con las herramientas necesarias para hacerlo.
Para ejercer tus derechos puedes escribirnos por el canal de atención disponible en el sitio, indicando tu nombre completo, un medio de contacto, la descripción clara de tu solicitud y, si se trata de un reclamo, los hechos que le dan origen y los documentos que quieras aportar. Podemos pedirte información adicional para verificar tu identidad y proteger tus datos de solicitudes fraudulentas. Si actúas por medio de un representante o apoderado, deberás acreditarlo.
Atenderemos las consultas en un plazo máximo de diez días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible hacerlo en ese tiempo, te informaremos los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco días hábiles adicionales. Los reclamos para corregir, actualizar o suprimir datos, o por presunto incumplimiento de la ley, se resolverán en un máximo de quince días hábiles; si faltara información, te la solicitaremos dentro de los cinco días siguientes, y si no la completas en dos meses entenderemos que desististe. Cuando no podamos resolverlo en el plazo inicial, te avisaremos y lo atenderemos en un término adicional que no excederá ocho días hábiles.
Solo te enviaremos mensajes promocionales cuando hayas aceptado recibirlos o cuando exista una relación comercial que lo justifique conforme a la ley. Cada comunicación incluirá una forma sencilla de dejar de recibirla. Los avisos esenciales sobre tu cuenta, tus pagos, la seguridad o los cambios en el servicio no son publicidad y se seguirán enviando mientras la cuenta esté activa.
Para proteger tus datos, antes de responder una solicitud verificaremos que realmente provenga de ti o de una persona autorizada, y para ello podremos pedirte confirmar información que ya nos habías entregado o enviar la solicitud desde el correo registrado en tu cuenta. Si lo que pides es suprimir datos que forman parte de una obligación legal de conservación, como los soportes de facturación, te explicaremos por qué no es posible eliminarlos de inmediato y los mantendremos bloqueados, con acceso restringido, hasta que termine el plazo legal. Atender tus derechos es gratuito, salvo que las solicitudes sean manifiestamente repetitivas o excesivas, caso en el cual te lo informaremos.
Cambios y vigencia de esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio, en la tecnología o en la normativa. Publicaremos la versión vigente en el sitio con su fecha de actualización y, cuando los cambios sean sustanciales o afecten las finalidades del tratamiento, te lo informaremos por correo electrónico o mediante un aviso en la plataforma y, si la ley lo exige, solicitaremos nuevamente tu autorización. Si continúas usando el servicio después de la fecha de entrada en vigencia, entenderemos que aceptas la nueva versión, y si no estás de acuerdo puedes cancelar tu cuenta y pedir la supresión de tus datos.
Esta política rige desde la fecha indicada al inicio y permanecerá vigente mientras pilar-es realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos bajo nuestra responsabilidad se mantendrán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades descritas. Si tienes dudas, sugerencias o quejas sobre cómo manejamos tu información, escríbenos: tu confianza es parte de la excelencia con la que queremos trabajar cada día.